Служебная записка 2026: образец, как написать и оформить

Обновлено 28 июня 2026

Служебная записка — внутренний информационно-справочный документ для деловой переписки между подразделениями или между сотрудником и руководством. С её помощью просят выделить средства, направить в командировку, заменить оборудование, согласовать решение. Утверждённой формы нет — записку составляют в произвольном виде, ориентируясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Обязательные реквизиты

• Кому — должность и ФИО адресата (руководителя, начальника подразделения);
• От кого — наименование подразделения, ФИО и должность составителя;
• Заголовок — кратко о чём записка («О приобретении оргтехники»);
• Текст — ситуация и конкретная просьба или предложение;
• Дата и подпись составителя;
• отметка о приложениях — если они есть.

Служебная или докладная?

Служебная записка — это «горизонталь»: вопросы между равными подразделениями или рабочие просьбы руководству. Докладная — чаще «вертикаль»: информирование вышестоящего о факте (нарушение, происшествие, выполнение задания), нередко с требованием реакции. Структура у них схожая.

Служебная записка для обоснования расходов

Записка о производственной необходимости (покупка техники, ремонт, командировка) помогает подтвердить экономическую обоснованность затрат. Налоговая охотнее принимает расход, если есть внутренний документ, объясняющий, зачем он понадобился.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли писать от руки?

Да, форма произвольная. Но печатный вид аккуратнее и его проще приложить к электронному документообороту.

Нужна ли резолюция руководителя?

Резолюция («Согласовано», «В приказ») фиксирует решение по записке — её ставят на самом документе.